Сучасне життя диктує свої правила, і обмін електронними листами - це вже давно частина щоденної рутини для більшості. Враження про нас складається з перших рядків нашого e-mail, тому важливо пам'ятати, кому ми пишемо і як саме слід складати лист. Особливо це важливо, коли ми говоримо про формальні імейли англійською, які нам писати трохи складніше, ніж нашою рідною мовою. Друзям і знайомим ми зазвичай пишемо в дружньому, неформальному стилі, який допускає легкий, іноді напівжартівливий тон.
При складанні формального листа потрібно бути максимально коректним і виключати моменти, де адресату потрібно буде про щось здогадуватися самостійно. Формальні листи зараз майже ніхто не пише в застарілому formal style, його замінюють на більш м'який neutral, правилам складання якого і присвячена ця стаття.
Що ж відрізняє формальний лист від неформального і дружнього?
- Сomplete sentences: subject + verb - повне речення, з підметом і присудком.
I saw your last e-mail, а не Saw your last e-mail (Підмет I пропущено). - No contractions - без скорочень.
I am Julie and I have finished your course, а не I'm Julie & I've finished your course. - Conjunctions (but, if, and) - сполучники. Використання коректних сполучників, а не ком або тире в кожному реченні.
I have already been to all the presentations you have mentioned, but if you insist, I am ready to watch them again online. - Fully spelled words - повністю прописані слова, без скорочень.
Ur - це неприпустимо, допустимо your.
- Transition words (before, besides, however) - перехідні слова, такі як до, крім того, проте і т.д. Це те, що потрібно додавати в ваш формальний лист для плавних переходів від однієї думки до іншої.
- Paragraphs - абзаци. Розбивайте ваш лист на абзаци, щоб його було легше читати.
- Punctuation - пунктуація. Пунктуація - це та спеція, без якої формальний лист не подають. При написанні формальних листів слід дотримуватися «правил відкритої пунктуації», тобто не використовувати ті знаки пунктуації, без яких можна обійтися.
Наприклад:
- в привітанні і закінченні листа можна опускати коми:
Dear John (замість Dear John,)
Sincerely (замість Sincerely,)
- не ставити крапки в адресах (опущені коми після слів Towers, Avenue):
# 04-67 Hilton Towers
358 Green Avenue
New York 6455
- писати скорочення без крапки в кінці:
Mr Dr замість Mr. Dr.
Детальніше про правила пунктуації можна прочитати за цим посиланням.
- Special greetings and sign-offs - спеціальні вітання та фрази для прощання. Вітання і прощання в формальних і неформальних листах відрізняються. І далі ми поговоримо про них більш детально.
- No Slang / Emoticons and emojis / Profanity / Jokes - ні сленгу, емоджі, смайлам, лайкам, жартам. Інакше кажучи ваші особисті емоції просто недоречні в формальному листі.
А тепер давайте розглянемо структуру формального або нейтрального e-mail.
Subject Line
Це тема листа, яка підсумовує декількома словами, про що лист, але не описує його. Робіть тему лаконічною і зрозумілою.
Хороший приклад теми:
- Important - need you to choose the best option
- To all - confirm your presence ...
- Black Friday Discounts
- Answer needed ASAP
- Useful links for teachers
Так писати не варто:
- Re Re Re Re - UNGENT !! REAd And Answer! - не надсилайте серію листів таким чином, краще прибрати зайві слова з теми і підкоригувати сам e-mail.
- Quick Question... - всі листи так чи інакше містять у собі питання.
- for you only - людина може пропустити такі «особисті» листи як спам.
- Meeting is reschedules to 5th of May, 5th floor, room 18 - коротко і зрозуміло, але в темі листа вже написана вся потрібна інформація, відкривати його не будуть.
Більш докладно про найпопулярніші теми e-mails можна прочитати тут.
Salutation
Привітання того, кому адресовано лист.
Приклади формальних вітань:
- Good afternoon! - універсальний варіант, який підходить у всіх випадках.
- To whom it may concern - (дослівно - тому, кого це може стосуватися) не пишіть так, якщо ви в пошуку роботи, краще витратити пару хвилин і з'ясувати ім'я менеджера або HR, який буде розглядати ваше резюме.
- Dear First name Last name - ставте кому або двокрапку після цієї фрази.
- Dear First name (якщо ми знаємо ім'я, кому пишемо).
- Dear Mr./Ms. Last name
- Dear Dr. Last name - звернення як до професіонала, лист з робочих питань.
- Dear Human Resources Manager / Dear Hiring Manager - якщо потрібно звернутися конкретно до людини певної посади.
- Dear All / Dear team - звернення до декількох людей / команди.
Intro / Purpose
Введення або опис мети листа.
Без купи деталей, вони будуть в самому листі. Дайте зрозуміти адресату, хто ви і з якого приводу ви пишите. Прочитавши ці пару рядків, адресат повинен зрозуміти, від кого і про що буде сам e-mail.
Приклади:
- I am writing with the regard to your recent email ... - я пишу у відповідь на ваш лист ...
- I am writing with reference to our order number ...- я пишу щодо номера замовлення ...
- Concerning your request ... - щодо твого прохання ...
- Could you give me some more information .... - могли б ви дати більше інформації щодо...
- I am writing to enquire about ... - я пишу дізнатися про ...
- To follow up on our meeting - в продовження нашої зустрічі ...
- I am writing back to you about ... - я пишу вам у відповідь на ..
- As promised I am ... - як і я обіцяв я ..
- As we discussed in our call ... - як ми обговорили під час нашого дзвінка
Detail - Body
Основна частина.
У цій частині ви розкриваєте деталі: описуєте проблеми, діліться інформацією або висловлюєте прохання. What? When? Where? How? Why? - питання, на які відповідає ця частина листа. Врахуйте, якщо ваш e-mail перетворюється в статтю на пару сторінок, то слід подумати про особисту зустріч. Будьте лаконічні і знавці своєї справи і викладайте думки ясно, чужа людина може не зрозуміти того, що для вас очевидно.
Фрази та питанння з основної частини листа:
- What is the final cost of your services and where can I find some legal information about your company?
(Яка остаточна вартість ваших послуг і де я можу знайти правову інформацію про вашу компанію?) - Where are you planning to have your experiment carried out?
(Де ви плануєте проводити ваш експеримент?) - Why are the expenses given without any detailed information?
(Чому дані про витрати без детальної інформації?) - I would like to inform you, that the experiment is to be carried out next week. We will let you know the exact time later this week and provide you with the detailed report. (Я б хотів повідомити, що експеримент проводиться на наступному тижні. Ми повідомимо вам точний час пізніше на цьому тижні і дамо детальний звіт.)
- I have decided that I am not able to join your expediction, due to the fact, that my sponsors are not willing to cover the expenses. (Я прийняв рішення, що не зможу приєднатися до вашої експедиції, так як мої спонсори не бажають брати на себе витрати.)
- We have decided to relocate closer to the city center and this is the main reason, why we are looking for a new office. (Ми вирішили перебратися ближче до центру міста, і це основна причина, чому ми шукаємо новий офіс.)
Ask / Action
Найважливіша частина e-mail., яку багато хто, на жаль, може взагалі пропустити. Тут ви пишите, що конкретно ви чекаєте від адресата, в які терміни і т.д. Чи це відповідь на лист, зворотний дзвінок або конкретні дії.
Наприклад:
- Could you resend the information about the participants once more and give us a a call after?
(Чи могли б ви переслати інформацію про учасників і передзвонити після?) - Will you be so kind and look though my plan before the presentation?
(Чи будете ви настільки люб'язні переглянути мій план перед презентацією?) - Would appreciate your honest opinion on the looks I have chosen for the show. What would you change?
(Я буду вдячний за чесну думку про луки, які я підібрав для шоу. Що б ви змінили?)
Closing / Sign-off
Ввічливе завершення листа, де ви вказуєте ваші контактні дані та побажання, зазвичай виглядає наступним чином:
Sincerely, (ввічливе прощання, зверніть увагу на кому в кінці, яку можна не писати)
John Black (повне ім'я)
Sales manager, CBM group (посада і назва компанії)
[email protected] (електронна пошта)
555-127349 (контактний телефон)
Можливі фрази для завершення вашого листа:
- Regards / Best Regards - з найкращими побажаннями
- Sincerely yours, David / Yours sincerely - щиро Ваш Девід / Щиро Ваш..
- Respectfully - з повагою ...
- Cordially / Cordially yours - сердешно ваш
- With sincere appreciation - з щирою вдячністю
- Looking forward to hearing from / meeting with you / seeing you soon - чекаю з нетерпінням відповіді від вас/ зустрічі з вами
- Looking forward to your reply / response on this matter - чекаю з нетерпінням вашої відповіді на це питання
- We look forward to your continued participation / support / assistance on this matter / situation - ми чекаємо вашої участі / підтримки / допомоги в даному питанні / ситуації
- Thank you for your patience and cooperation - спасибі за ваше терпіння і співпрацю
- Thank you for your consideration - спасибі за вашу увагу
- If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know - якщо у вас є питання або занепокоєння не сумнівайтеся і дайте мені знати
Якщо вам потрібно додати документ або фото до вашого e-mail, повідомте про це подібною фразою:
- Attaching a copy of my resume and portfolio - прикріплюю своє резюме / портфоліо
- You will find my resume attached below - нижче ви знайдете моє резюме
Не забувайте перед відправкою листа proofread - перечитати його на наявність помилок.
Тепер давайте розглянемо приклад формального листа.
- Subject line: Regarding your interview (тема листа)
- Greeting: Dear, Elma! (Офіційне звернення до людини, ім'я якої відомо)
- Intro: I am writing with the regard to your resume and the call we had last Saturday. (Intro - вступна частина, дати зрозуміти, про що буде лист)
- Body: Unfortunately, at the moment we are not hiring for a position of the main HR manager .. But, taking into account the skills your have and your experience in this sphere, our company may have another interesting offer for you. We would like to invite you for a meeting at our main office. (Основна частина листа) Possible days are Friday and Saturday, 12-15 p. m.
- Action: Please, let us know your decision and contact us to confirm the date. (Action part - які дії ми чекаємо у відповідь на лист)
- Goodbye: (прощання)
Best Regards,
Steve Black
HR dept.
Ще один приклад. Містер Блек пише Міс Грін і дякує за запрошення на роботу.
- Subject line: Position of the Assistance Editor
- Greeting: Dear Mrs Green,
- Intro: Thank you very much for offering me the position of Assistance Editor in your magazine. I have for a long time admired the high level of professionalism that your magazine displays, and therefore I consider it the privilege to work with you.
- Body: I intend to demonstrate your that you made no mistake by hiring me by performing my job the best way I can. I have already contacted the HR department and they provided me with the details I need to start the project right away.
- Action: Look forward to cooperating with you in the nearest time.
- Goodbye:
Yours sincerely,
John Black
А щоб написати скаргу, при цьому грамотно сформулювати свої претензії та підібрати тон повідомлення - проходь короткий курс від Booyya, в якому є все на тему How to complain - https://bit.ly/3bwsJZ9
І, на завершення статті, корисні посилання, для тих, хто буде писати formal e-mails.
- За цим посиланням ви можете поповнити свій запас transitive words
- Тут ви знайдете приклади формальних листів з розбором:
- Книга - «Email English» Emmerson Paul- містить багато прикладів формальних листів, з розбором конкретних випадків, звідти можна брати і копіювати прямо собі в лист
- Готові приклади формальних листів тут.
М. ПЛОЩА УКРАЇНСЬКИХ ГЕРОЇВ,
