Современная жизнь диктует свои правила, и обмен электронными письмами - это уже давно часть ежедневной рутины для большинства. Впечатление о нас складывается с первых строчек нашего e-mail, поэтому важно помнить, кому мы пишем и как именно следует составлять письмо. Особенно это важно, когда мы говорим о формальных имейлах на английском, которые нам писать немного сложнее, чем на нашем родном языке. Друзьям и знакомым мы обычно пишем в дружественном, неформальном стиле, который допускает легкий, иногда полушутливый тон.
При составлении делового письма нужно быть максимально корректным и исключать моменты, где адресату нужно будет о чем-то догадываться самостоятельно. Деловые письма сейчас почти никто не пишет в устаревшем formal style, его заменяют на более мягкий neutral, правилам составления которого посвящена эта статья.
Что же отличает деловое письмо от неформального и дружественного?
- Сomplete sentences: subject + verb - полные предложения, с подлежащим и сказуемым.
I saw your last e-mail, а не Saw your last e-mail (Подлежащее I опущено). - No contractions - без сокращений.
I am Julie and I have finished your course, а не I’m Julie & I’ve finished your course. - Conjunctions (but, if, and) - союзы. Использование корректных союзов, а не запятых или тире в каждом предложении.
I have already been to all the presentations you have mentioned, but if you insist, I am ready to watch them again online. - Fully spelled words - полностью прописанные слова, без сокращений. Ur - это недопустимо, допустимо your.
- Transition words (before, besides, however) - переходные слова, такие как до, кроме того, однако и т.д. Это то, что нужно добавлять в ваше формальное письмо для плавных переходов от одной мысли к другой.
- Paragraphs – абзацы. Разбивайте ваше письмо на абзацы, чтобы его было легче читать.
- Punctuation – пунктуация. Пунктуация - это та специя, без которой деловое письмо не подают. При написании деловых писем следует придерживаться «правил открытой пунктуации», то есть не использовать те знаки препинания, без которых можно обойтись.
Например:
- в приветствии и концовке письма можно опускать запятые:
Dear John (вместо Dear John,)
Sincerely (вместо Sincerely,)
- не ставить точки в адресах (опущены запятые после слов Towers, Avenue):
#04-67 Hilton Towers
358 Green Avenue
New York 6455
- писать сокращения без точки в конце:
Mr Dr вместо Mr. Dr.
Подробнее о правилах пунктуации можно прочитать по этой ссылке.
- Special greetings and sign-offs - специальные приветствия и фразы для прощания. Приветствия и прощания в формальных и неформальных письмах отличаются. И дальше мы поговорим о них более подробно.
- No Slang /Emoticons and emojis /Profanity /Jokes - нет сленгу, эмоджи, смайлам , брани, шуткам. Иначе говоря - ваши личные эмоции просто неуместны в деловом письме.
А теперь давайте рассмотрим структуру формального или нейтрального e-mail.
Subject Line
Это тема письма, которая суммирует в паре слов, о чем письмо, но не описывает его. Делайте тему лаконичной и понятной.
Хороший пример темы:
- Important — need you to choose the best option
- To all — confirm your presence…
- Black Friday Discounts
- Answer needed ASAP
- Useful links for teachers
Так писать не стоит:
- Re Re Re Re - UNGENT!! REAd And Answer! - не пересылайте цепочки писем таким образом, лучше убрать лишние слова из темы и подкорректировать сам e-mail.
- Quick Question... - все письма так или иначе содержат в себе вопрос.
- for you only - человек может пропустить такие «личные» письма как спам.
- Meeting is rescheduled to 5th of May, 5th floor, room 18 - коротко и емко, но в теме письма уже написана вся нужная информация, открывать его не будут.
Более подробно о самых популярных темах e-mails можно прочитать по этой ссылке.
Salutation
Приветствие того, кому адресовано письмо.
Примеры формальных приветствий:
- Good afternoon! - универсальный вариант, подходящий во всех случаях.
- To whom it may concern - (дословно: тому, кого это может касаться) не пишите так, если вы в поиске работы, лучше потратить пару минут и выяснить имя менеджера или HR, который будет рассматривать ваше резюме.
- Dear First name Last name (ставьте запятую или двоеточие после этой фразы).
- Dear First name (если мы знаем имя, кому пишем).
- Dear Mr./Ms. Last name
- Dear Dr. Last name - обращение как к профессионалу, письмо по рабочим вопросам.
- Dear Human Resources Manager /Dear Hiring Manager - если нужно обратиться конкретно к человеку определенной должности.
- Dear All / Dear team - обращение к нескольким людям/команде.
Intro/Purpose
Введение или описание цели письма.
Без кучи деталей, они буду в самом теле письма. Дайте понять адресату, кто вы и по какому поводу вы пишите. Прочитав эти пару строк, адресат должен понять, от кого и о чем будет сам e-mail.
Примеры:
- I am writing with the regard to your recent email… - я пишу в ответ на ваше письмо...
- I am writing with reference to our order number...- я пишу по поводу номера заказа...
- Concerning your request… - по поводу вашей просьбы...
- Could you give me some more information…. - могли бы вы дать больше информации по поводу...
- I am writing to enquire about… - я пишу узнать о…
- To follow up on our meeting - в продолжение нашей встречи...
- I am writing back to you about… - я пишу вам в ответ на ..
- As promised I am…- как и я обещал я..
- As we discussed in our call… - как мы обсудили во время нашего звонка...
Detail-Body
Основная часть.
В данной части вы раскрываете детали: описываете проблемы, делитесь информацией или выражаете просьбу. What? When? Where? How? Why? - вопросы, на которые отвечает эта часть письма. Учтите, если ваш e-mail превращается в статью на пару страниц, то следует подумать о личной встрече. Будьте лаконичны и профессиональны и излагайте мысли ясно, чужой человек может не понять того, что для вас очевидно.
Фразы и вопросы из основной часты письма:
- What is the final cost of your services and where can I find some legal information about your company?
(Какая финальная стоимость ваших услуг и где я могу найти правовую информацию о вашей компании?) - Where are you planning to have your experiment carried out?
(Где вы планируете проводить ваш эксперимент?) - Why are the expenses given without any detailed information?
(Почему расходы даны без детальной информаци?) - I would like to inform you, that the experiment is to be carried out next week. We will let you know the exact time later this week and provide you with the detailed report. (Я бы хотел сообщить, что эксперимент проводится на следующей неделе. Мы сообщим вам точное время позже на этой неделе и дадим детальный отчет.)
- I have decided that I am not able to join your expediction, due to the fact, that my sponsors are not willing to cover the expenses. (Я принял решение, что не смогу присоединиться к вашей экспедиции, так как мои спонсоры не желают брать на себя расходы.)
- We have decided to relocate closer to the city center and this is the main reason, why we are looking for a new office. (Мы решили перебраться ближе к центру города, и это основная причина, почему мы ищем новый офис.)
Ask/Action
Самая важная часть e-mail. которую многие, к сожалению, могут вообще опускать. Здесь вы пишите, что конкретно вы ждете от адресата, в какие сроки и т.д. Будь то ответ на письмо, обратный звонок или конкретные действия.
Например:
- Could you resend the information about the participants once more and give us a a call after?
(Могли бы вы переслать информацию об участниках и перезвонить после?) - Will you be so kind and look though my plan before the presentation?
(Будете ли вы столь любезны пересмотреть мой план перед презентацией?) - Would appreciate your honest opinion on the looks I have chosen for the show. What would you change?
(Я буду благодарен за честное мнение о луках, которые я подобрал для шоу. Что бы вы изменили?)
Closing/Sign-off
Вежливое завершение письма, где вы указываете ваши контактные данные и пожелания, обычно выглядит следующим образом:
Sincerely,(вежливое прощение, обратите внимание на запятую в конце, которую можно опустить)
John Black (полное имя)
Sales manager, CBM group (должность и название компании)
[email protected] (электронная почта)
555-127349 (контактный телефон)
Возможные фразы для завершения вашего письма:
- Regards / Best Regards - с наилучшими пожеланиями
- Sincerely yours, David / Yours sincerely - искренне Ваш Дэвид /Ваш искренне..
- Respectfully - с уважением...
- Cordially/Cordially yours - сердечно ваш
- With sincere appreciation - с искренней благодарностью
- Looking forward to hearing from / meeting with you/ seeing you soon - жду с нетерпением ответа от вас/встречи с вами
- Looking forward to your reply / response on this matter - жду с нетерпением вашего ответа по данному вопросу
- We look forward to your continued participation / support / assistance on this matter / situation - мы ждем вашего участия/поддержки/помощи в данном вопросе/ситуации
- Thank you for your patience and cooperation - спасибо за ваше терпение и сотрудничество
- Thank you for your consideration - спасибо за ваше внимание
- If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know - если у вас есть вопросы или беспокойство, не сомневайтесь и дайте мне знать
Если вам нужно приложить документ или фото к вашему e-mail, сообщите об этом подобной фразой:
- Attaching a copy of my resume and portfolio - прикрепляю свое резюме/портфолио
- You will find my resume attached below - ниже вы найдете мое резюме
Не забывайте перед отправкой письма proofread — перечитать его на наличие опечаток.
Теперь давайте рассмотрим пример формального письма.
- Subject line: Regarding your interview (тема письма)
- Greeting: Dear,Elma! (официальное обращение к человеку, имя которого известно)
- Intro: I am writing with the regard to your resume and the call we had last Saturday. (Intro — вводная часть, дать понять, о чем будет письмо)
- Body: Unfortunately, at the moment we are not hiring for a position of the main HR manager.. But, taking into account the skills your have and your experience in this sphere, our company may have another interesting offer for you. We would like to invite you for a meeting at our main office. (основная часть письма) Possible days are Friday and Saturday, 12-15 p. m.
- Action: Please, let us know your decision and contact us to confirm the date. (action part - какие действия мы ждем в ответ на письмо)
- Goodbye: (прощание)
Best Regards,
Steve Black
HR dept.
Еще один пример. Мистер Блек пишет Мисс Грин и благодарит за приглашение на работу.
- Subject line: Position of the Assistance Editor
- Greeting: Dear Mrs Green,
- Intro:Thank you very much for offering me the position of Assistance Editor in your magazine. I have for a long time admired the high level of professionalism that your magazine displays, and therefore I consider it the privilege to work with you.
- Body: I intend to demonstrate your that you made no mistake by hiring me by performing my job the best way I can. I have already contacted the HR department and they provided me with the details I need to start the project right away.
- Action: Look forward to cooperating with you in the nearest time.
- Goodbye:
Yours sincerely,
John Black
А чтобы написать жалобу, при этом грамотно сформулировать свои претензии и подобрать тон сообщения - проходи краткий курс от Booyya, в котором есть все на тему How to complain - https://bit.ly/3bwsJZ9
И, в завершение статьи, полезные ссылки, для тех, кто будет писать formal e-mails.
- По данной ссылке вы можете пополнить свой запас transitive words.
- Здесь вы найдете примеры формальных писем с разбором.
- Книга - «Email English» Emmerson Paul— содержит много примеров деловых писем, с разбором конкретных кейсов, оттуда можно брать и копировать прямо себе в письмо.
- Готовые примеры деловых писем здесь.
М. ПЛОЩАДЬ УКРАИНСКИХ ГЕРОЕВ,
